Wie funktioniert die elektronische Angebotsabgabe?

Was passiert bei der Abgabe auf der Plattform?

Die Vergabestelle (der öffentliche Auftraggeber) bestimmt, über welche elektronischen Mittel Sie Ihr Angebot einreichen. Sie muss Ihnen mitteilen, welche Mittel sie einsetzt, welche technischen Parameter für die Einreichung gelten und welche Verschlüsselungs- und Zeiterfassungsverfahren verwendet werden.¹ Diese Angaben stehen in der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen.

Die Mittel müssen allgemein verfügbar sein und dürfen den Zugang zum Verfahren nicht einschränken.¹ Sie müssen außerdem die Unversehrtheit, die Vertraulichkeit und die Echtheit der Daten gewährleisten.¹

Ihr Angebot muss vollständig sein und alle geforderten Angaben, Erklärungen und Preise enthalten. Änderungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig.² Bieten Sie als Bietergemeinschaft, nennen Sie alle Mitglieder und bestimmen Sie ein Mitglied als bevollmächtigten Vertreter.²

Die einzelnen Schritte der Angebotsabgabe beschreibt die Schwesterseite in einer Checkliste zur Angebotsabgabe. Diese Seite klärt die Plattformseite: Form, Signatur und Frist.

Textform, Signatur und Siegel

Die Form hängt vom Recht ab, das für den Auftrag gilt.

Oberhalb der EU-Schwellenwerte nennt die Vergabeverordnung (VgV) die Textform als Regel. Die Vergabestelle prüft, ob die zu übermittelnden Daten erhöhte Sicherheitsanforderungen stellen. Nur dann darf sie eine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur oder ein entsprechendes Siegel verlangen.² Sie darf auch verlangen, dass besonders schutzbedürftige Angebote auf anderem Weg als elektronisch kommen, und muss die Gründe in der Vergabeakte festhalten.²

Die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) folgt dem im Kern. Die Vergabestelle darf Signatur oder Siegel verlangen, wenn es erforderlich ist.⁴ Für Bauleistungen unterhalb der Schwelle sieht Abschnitt 1 der VOB/A ebenfalls Textform mit elektronischen Mitteln vor und lässt Signatur oder Siegel auf Verlangen zu.⁵

Bei Bauleistungen oberhalb der Schwelle weicht die VOB/A-EU ab. In der geprüften Fassung von 2019 nennt § 13 EU keine Textform, sondern lässt die Vergabestelle wählen, ob elektronische Angebote eine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur oder ein Siegel tragen müssen.⁶ Die Abschnitte 2 und 3 der VOB/A wurden im August 2026 neu bekannt gemacht.⁷ Maßgeblich ist daher immer die Vorgabe in den Vergabeunterlagen.

Verschlüsselung und Angebotsfrist

Die Plattform muss technisch sicherstellen, dass der genaue Zeitpunkt des Eingangs feststellbar ist und niemand vor dem festgelegten Termin auf die Daten zugreifen kann. Nur berechtigte Personen dürfen den Termin des Erstzugriffs festlegen oder ändern, und Verstöße müssen erkennbar sein.⁸

Auch rechtlich darf die Vergabestelle den Inhalt der Angebote erst nach Ablauf der Fristen zur Kenntnis nehmen.⁹ Die Öffnung erfolgt unverzüglich nach Ablauf der Angebotsfrist. Bieter sind dabei nicht zugelassen.⁹ Bei Bauleistungen verlangt die VOB/A, dass die Verschlüsselung bis zur Öffnung des ersten Angebots aufrechterhalten bleibt.¹⁰

Die Frist ist hart. Ein Angebot, das nicht form- oder fristgerecht eingegangen ist, muss die Vergabestelle ausschließen. Das gilt nicht, wenn der Bieter den Mangel nicht zu vertreten hat.¹¹ Wer die Abgabe erst in den letzten Minuten startet, trägt das Risiko, dass etwas dazwischenkommt.

Was Sie vorher testen sollten

• Zugang: Prüfen Sie, ob Sie sich für die Abgabe registrieren müssen. Für den Abruf von Bekanntmachung und Unterlagen darf die Vergabestelle keine Registrierung verlangen, für die Abgabe schon.¹² Mehr dazu unter Muss ich mich registrieren?.
• Technische Parameter: Vergleichen Sie Browser, Programme und Dateiformate mit den Angaben der Vergabestelle.¹
• Signatur oder Siegel: Verlangt die Vergabestelle eines von beiden, klären Sie früh, wie Sie es erhalten. Die Beschaffung kann Zeit kosten.
• Probeabgabe: Sehen Sie in der Hilfe der Plattform nach, ob eine Probeabgabe vorgesehen ist.
• Bestätigung: Prüfen Sie nach dem Hochladen, ob die Plattform den Eingang bestätigt, und bewahren Sie die Bestätigung auf.
• Puffer: Planen Sie die Abgabe deutlich vor Fristende ein.

Bei einer konkreten Frist oder einem Streit um die Form fragen Sie eine Vergaberechtlerin oder einen Vergaberechtler.

Quellen und Hinweise

1. § 11 Abs. 1 bis 3 VgV, gesetze-im-internet.de.

2. § 53 Abs. 1 bis 4, 7 und 9 VgV, gesetze-im-internet.de.

3. § 126b BGB, gesetze-im-internet.de.

4. § 38 Abs. 1 und 6 UVgO, Volltext bei lxgesetze.de (nicht amtliche Wiedergabe; Fassung vom 2.2.2017, dort zuletzt geändert 8.2.2017). Die Begriffe fortgeschritten und qualifiziert verweisen dort auf Art. 3 Nr. 11, 12, 26 und 27 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014.

5. § 11 Abs. 4 und 5 VOB/A Abschnitt 1, Fassung 2019, lxgesetze.de.

6. § 13 EU Abs. 1 Nr. 1 VOB/A, Fassung 2019, lxgesetze.de.

7. Vergabeblog zu VOB/A-EU und -VS 2026 (Bekanntmachung im Bundesanzeiger am 24. August 2026), vergabeblog.de.

8. § 10 Abs. 1 VgV, gesetze-im-internet.de.

9. § 55 Abs. 1 und 2 VgV, gesetze-im-internet.de.

10. § 13 Abs. 1 Nr. 2 VOB/A Abschnitt 1, Fassung 2019, lxgesetze.de. Eine gleichlautende Regel enthält § 13 EU Abs. 1 Nr. 2, lxgesetze.de.

11. § 57 Abs. 1 Nr. 1 VgV, gesetze-im-internet.de.

12. § 9 Abs. 3 VgV, gesetze-im-internet.de.