Ja. Die Vergabestelle muss die Unterlagen elektronisch unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abrufbar machen (§ 41 Abs. 1 VgV). Unterhalb der EU-Schwelle gilt für Liefer- und Dienstleistungen dieselbe Formel. Kosten sind nur bei Papierunterlagen im Bauwesen und bei privaten Diensten möglich.
Was das Gesetz verlangt
Die Vergabestelle (der öffentliche Auftraggeber) muss in der Bekanntmachung oder in der Aufforderung zur Interessensbestätigung eine elektronische Adresse angeben. Unter dieser Adresse müssen die Vergabeunterlagen „unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt“ abrufbar sein.1 So steht es in § 41 Abs. 1 der Vergabeverordnung (VgV), die oberhalb der EU-Schwellenwerte gilt.
Die vier Wörter lassen sich sinngemäß so lesen:
- Unentgeltlich: Der Abruf kostet nichts.
- Uneingeschränkt: Der Zugang soll nicht an Bedingungen hängen.
- Vollständig: Sie finden alle Unterlagen, nicht nur einen Teil.
- Direkt: Sie rufen die Unterlagen unmittelbar ab und warten nicht auf eine Zusendung.
Zur Registrierung sagt § 9 Abs. 3 VgV ausdrücklich: Die Vergabestelle darf keine Registrierung verlangen, um Bekanntmachung und Vergabeunterlagen abzurufen. Eine freiwillige Registrierung ist zulässig.2 Wann eine Registrierung dennoch sinnvoll oder nötig ist, steht unter Muss ich mich registrieren?.
Gilt das auch unterhalb der EU-Schwelle?
Für Liefer- und Dienstleistungen gilt unterhalb der Schwelle die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO), soweit Bund oder Land sie in Kraft gesetzt haben.3 Ihr § 29 Abs. 1 verwendet dieselbe Formel: unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt.4 Für Bauleistungen enthält Abschnitt 1 der VOB/A in § 11 Abs. 3 die gleiche Formulierung.5
| Bereich | Regel | Quelle |
|---|---|---|
| Oberhalb der Schwelle (VgV) | unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig, direkt | § 41 Abs. 1 VgV1 |
| Unterhalb, Liefer- und Dienstleistungen (UVgO) | dieselbe Formel | § 29 Abs. 1 UVgO4 |
| Unterhalb, Bauleistungen (VOB/A Abschnitt 1) | dieselbe Formel für den elektronischen Abruf | § 11 Abs. 3 VOB/A5 |
Welche Regeln unterhalb der Schwelle im Einzelfall gelten, hängt vom Land und von der Kommune ab. Mehr dazu unter Oberschwelle und Unterschwelle.
Wann die Unterlagen nicht über die Plattform kommen
Die Vergabestelle darf die Unterlagen auf anderem geeignetem Weg übermitteln, wenn die nötigen elektronischen Mittel in einem von drei Fällen nicht mit allgemein verfügbaren Geräten und Programmen arbeiten. Die Fälle: die besondere Art der Auftragsvergabe, Dateiformate mit nicht freien Lizenzen oder Bürogeräte, die der Vergabestelle nicht allgemein zur Verfügung stehen.6 In diesen Fällen verlängert sich die Angebotsfrist um fünf Tage, außer bei hinreichend begründeter Dringlichkeit.6
Auch wenn die Vergabestelle vertrauliche Informationen schützt, kann sie den Zugang besonders regeln. Sie muss dann in der Bekanntmachung die Schutzmaßnahmen und den Zugangsweg nennen. Die Frist verlängert sich um fünf Tage, es sei denn, die einzige Maßnahme ist eine Verschwiegenheitserklärung oder es liegt Dringlichkeit vor.6
Diese Absätze regeln den Weg der Bereitstellung. Eine Regel, dass dort Kosten erhoben werden dürfen, enthalten sie nach ihrem Wortlaut nicht.6
Was trotzdem Geld kosten kann
Papier im Bauwesen. Bei Bauleistungen unterhalb der Schwelle darf die Vergabestelle bei Öffentlicher Ausschreibung die Kosten für die Vervielfältigung der Leistungsbeschreibung und anderer Unterlagen sowie die postalische Versendung verlangen. Bei Beschränkter Ausschreibung und Freihändiger Vergabe müssen alle Unterlagen unentgeltlich abgegeben werden.7 Wer die Unterlagen elektronisch abruft, zahlt dafür nichts.5
Private Ausschreibungsdienste. Manche Anbieter bereiten Ausschreibungen auf, durchsuchen viele Quellen oder liefern Benachrichtigungen. Sie bezahlen dort die Dienstleistung, nicht die Unterlagen selbst. Die Vergabeunterlagen bleiben bei der Vergabestelle kostenlos abrufbar. Wie Sie einen solchen Dienst beurteilen, steht unter Kostenlos oder kostenpflichtig.
Eigene Aufwände. Das Gesetz regelt den Preis der Unterlagen, nicht Ihre Arbeit damit. Für die Bearbeitung des Angebots gibt es bei Bauleistungen keine Entschädigung.8
Bei einer Vergabestelle, die Geld für den Abruf verlangt, lohnt eine Rückfrage mit Verweis auf die genannte Vorschrift. Bei einem konkreten Streit fragen Sie eine Vergaberechtlerin oder einen Vergaberechtler.
Quellen und Hinweise
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§ 41 Abs. 1 VgV, gesetze-im-internet.de.
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§ 9 Abs. 3 VgV, gesetze-im-internet.de.
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Zur Einführung der UVgO durch Bund und Länder (Stand 2017): Vergabeblog, vergabeblog.de.
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§ 29 Abs. 1 UVgO, Volltext bei lxgesetze.de (nicht amtliche Wiedergabe der UVgO vom 2.2.2017).
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§ 11 Abs. 3 VOB/A Abschnitt 1, Fassung 2019, lxgesetze.de.
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§ 41 Abs. 2 und 3 VgV, gesetze-im-internet.de.
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§ 8b Abs. 1 VOB/A Abschnitt 1, Fassung 2019, lxgesetze.de.
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§ 8b Abs. 2 VOB/A Abschnitt 1, Fassung 2019, lxgesetze.de.